かゆいところに手が届くSharePointリストの編集方法




七草あんこ

この記事ではSharePointリストの編集に関する問題を解決します。

  • リストの構成と各部の名称を知りたい
  • リストの編集画面にたどり着く方法を知りたい
  • リストのデータを直接入力・修正・削除したい
  • Excelで入力したデータをまとめて追加登録したい
  • 列の名前やデータ型を変更したい
  • 列を追加・削除したい
  • リストに関する便利な設定方法を知りたい
  • 列のフィールド名(内部名)を調べたい
結論

一度登録したリストに手を加える場合は、サイトのサイトコンテンツから行う

リストは細部まで設定が行えるが、慣れないうちは使わない

01│リストの構成と各部の名称

 リストは、グループ内のユーザー同士が柔軟に情報を整理できるデータのコレクションです。見た目や構造はExcelのテーブルとほぼ同じで、インターネット接続を前提とした複数のアプリで利用できます。おなじものを別な言葉で表すと混乱するため、当ブログでは極力PowerApps基準で表しています。

02│SharePointリストの編集画面にたどり着く方法

編集画面にたどり着く方法は複数あります。

最近使用したリストに手っ取り早くアクセスするにはブラウザでOffice365を開いて、Office→をクリックすることです。リスト以外のドキュメントも表示されるので少し煩わしいですね。

特定のサイトに保存されているリストに絞り込むなら、直接サイトを開き、右上の歯車 > サイトコンテンツをクリックします。サイドバーからもリンクがあったりしますがここは共通なので覚えておいて損はありません。

リストは何度もアクセスすることになるので、お気に入りに登録しておくと便利です。

03│リストデータの直接入力・修正・削除

データの登録・修正
 SharePointからリストをひらいた状態で、+新規をクリックすればレコード単位で新しいデータを入力できます。グリッドビューでの編を選べばExcel風に新規登録・修正・削除が容易に行えます。さらにコピー&ペーストも行えますのでこちらの利用をおススメします。

データの削除
 レコード左側のにチェックを入れ、右上の削除をクリックすれば削除できます。削除したものはすぐに削除されずいったんゴミ箱に移動するため、復元も可能です。

05│列の追加・削除

列の追加
 +列の追加をクリックすると下図のようにデータ型の一覧が表示されます。その中からひとつを選択し、列名等を入力します。列名以外は省略しても追加できます。

列の削除
 削除したい 列名 > 列の設定 > 編集 > 削除 の順でクリックします。同手順で削除以外に簡単な修正も行えます。

06│リストの便利な設定

既定値
 いわゆる初期値です。レコード作成時にここで設定した値が表示されます。そのまま修正しなければここで設定した値が登録されます。データ型を‘はい/いいえ’とした場合、未入力(空欄)は第3の選択肢として扱われるため、規定値を入れておくと意図した処理が行えて安心です。

 

一意規制
 列内で同一の値を許可しません。商品番号や会員番号など制度上重複を許さない項目に設定します。

 

最大文字数 最小・最大値
 文字数や入力範囲に制限がある場合に使用します。PowerAppsでは、この制限に反した場合にSubmitFormでエラーメッセージを表示し、更新されません。ただし、Patchを用いた場合は編集モード以外でエラーが通知されないため、注意が必要です。

 

必須入力
 そのフィールドに対して空欄を許可しません。アンケートの日付や名前など必ず入力させたいときに使用します。最大文字数と同様Patchを用いる場合は注意が必要です。

07│列のフィールド名(内部名)を調べ方

①内部名を確認したい列が含まれるリストを開き、右上の歯車 > リストの設定の順でクリックします。

②列名をクリックし、次画面のアドレスバーの’ Field=’以降を確認します。

③その値の先頭に‘OData_’をつけたものが内部名になります。

加工するとこうなります
  • 表示名 5文字以内
  • 内部名 OData__x0035__x6587__x5b57__x4ee5__x51

アンダースコアは、ふたつつながっているので注意してください。

コピーできませんが、PowerAppsでフォームに展開し、そのフィールドで内部名を確認することもできます。


まとめ

一度登録したリストに手を加える場合は、サイトのサイトコンテンツから行う
リストは細部まで設定が行えるが、慣れないうちは使わない

アイキャッチ-基礎知識

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七草あんこ
非IT系中間管理職やってます。社命によりoffice365を主軸とした業務改善プロジェクトメンバーに任命されたことでPowerAppsと出会えました。いまではビジネス・プライベートを問わず、欠かせないツールになっています。導入初期やアプリ作成時に遭遇した諸問題の解決法とサンプルアプリの作り方を紹介していきます。主にTwitterで情報収集しているので不明点など呟いているとお邪魔するかもしれません。