PowerApps│Excelで簡単にできるSharePointリストの作り方




こんにちは、あんこ先生です。

PowerAppsを使うにはデータソースが欠かせませんよね。

個人的には手軽に使えてコストも発生しないリストがオススメです。

あとからDataverse for Teamsに移行できるし、Excelとの親和性も高いので悩むくらいならすぐ使うべきです。

でも初めてで使い方がわからない、どのように操作したらいいかわからない。

安心してください!

今回は最も手軽で扱いやすいリストの作り方を、初心者がつまずきやすいポイントを交えて解説します。

この記事を読めば、もうリストは怖くない!

Dataverse for Teamsはこちらで詳しく解説しています。

リストとは?


リストとは

Microsoft365のリストは、ユーザー同士が共有できるデータのコレクションです。

属性を持つ列とそのまとまりである行(レコード)で構成されています。

Excelでいうところのテーブルですね。

PowerAppsのデータソースとしてはもっともポピュラーなものです。

SharePointリストとも呼ばれていますが、リストが正式な名称です。

なお、Microsoft Listsはリストを作成するためのアプリで、別物です。


リストの作成場所

リストは様々な場所で作成できます。

Listsはもちろん、SharePointTeamsからでも作成できます。

また、Excelのテーブルからエクスポートしてリストに変換することもできます。

機能は制限されますが、操作性は間違いなくExcelに軍配があがります。

そのため、今回はExcelで作成したテーブルをリストにエクスポートする手順を紹介します。

Excelでテーブル作成


列の作成

まずExcelでリストにエクスポートするためのテーブルを作成します。

はじめに列名を入力していきますが、ここで注意点があります。

列名には表示名と内部名の2種類があります。

表示名はその名の通り、視認できる名称で、PowerAppsでも基本これを使用します。

何度でも変更することが可能です。

内部名は一意な固有名で、一部関数やPowerAutomateなどで使用します。

表示名を変更しても内部名は変わりません。

内部名はほぼ英数字しか扱えず、日本語や記号を使うと文字変換が起こります。

また、ある条件下でOData変換が行われPowerAppsで指定する際に混乱を招きます。

つまり、表示名と内部名、指定名が異なり管理が煩雑になります。

そのため、初回列名作成時は次の条件を満たす命名を強くオススメします。

この条件を満たせば表示名=内部名となります。

英数字のみの文字列 かつ (1文字目が英字 かつ 2文字目が数字以外)


なお、テキストを含む一番最初の列は表示名に関係なく内部名がTitleに固定されます。

これはテキスト型のダミー列を用意しておくことでを回避できます。

以前はスペースを使うとx0020に変換されていましたが、いつの間にか間を詰めるようになっています。


データ型の統一

Excelからリストを作成する場合、データ型は列内に入力された値から自動判定されます。

そのため、空のリストを作る場合でも値を入力する必要があります。

その際、列内の値は必ずデータ型を揃えましょう。

例えば同じ列に数値とテキストが混在しているとテキスト型として認識されます。

すると、数値がテキストとして登録され、計算できないといった支障をきたしてしまいます。

また、ブール型の列の空欄は必ず埋めてください。

なぜなら、空欄はTrue、Falseのどちらでもない第3の値として扱われるからです。

この点を留意して、値を入力していきましょう。


表をテーブルに変換

作成した表をテーブルに変換するのはとても簡単です。

表を選択すると右下に出てくるアイコンから、テーブルタブのテーブルを選ぶだけです。

次のように表の色が変われば成功です。

テーブルへの変換はホームのテーブルとして書式設定からでも行えます。

Excelで作成したテーブルをリストにエクスポートする

続いて、リストへのエクスポート手順を説明します。

まずテーブルを選択した状態でテーブルデザインのエクスポートからテーブルをSharePointリストにエクスポート(E)を選びます。

次に、テーブルの発行先であるSharePointサイトのアドレスを指定します。


初回は選択肢がないので直接入力する必要があります。

ブラウザでSharePointサイトを開き、アドレスバーからアドレスをコピペしてください。

そしてアドレスの_layouts以降を削除します。

あとはリストの名前を入力し、次へを選びます。

最後にデータ型が誤っていないか確認して完了を選にます。

今回の例ではDummy列が最初のテキスト列になります。

従ってこの列の内部名はTitle、他は列名=内部名で登録されます。

完了画面が表示されたら登録完了です。

念のため、リンクにアクセスして登録内容を確認してみましょう。

ついでにDummy列が不要なら非表示設定にしておきましょう。


まとめ

列の命名ルールや登録先のアドレス確認などややこしいところもありましたね。

ですが、一度行えばコツはつかめるはずです。

リストの作成方法は他にもありますが、今回紹介した方法が最も容易かつケアレスミスを防ぎやすいです。

是非習得して実務に役立ててみてください。

アイキャッチ-基礎知識

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七草あんこ
非IT系中間管理職やってます。社命によりoffice365を主軸とした業務改善プロジェクトメンバーに任命されたことでPowerAppsと出会えました。いまではビジネス・プライベートを問わず、欠かせないツールになっています。導入初期やアプリ作成時に遭遇した諸問題の解決法とサンプルアプリの作り方を紹介していきます。主にTwitterで情報収集しているので不明点など呟いているとお邪魔するかもしれません。