こんにちは、あんこ先生です。
Microsoft Plannerでタスクを管理していると、カード単位はとても見やすいんですよね。
でも「部署全体のタスクを、時間軸でずらっと俯瞰したい」と思った瞬間に、ちょうどいいビューが無いことに気づきます。
誰がいつ何を抱えているのか、担当者ごとの負荷がパッと分からない。
期限切れ・未アサイン・期限間近の未着手といった「今すぐ手を打つべきタスク」が、カードの海に埋もれてしまう。
管理職の立場だと、ここがけっこうしんどいポイントではないでしょうか。
そこで、Plannerのタスクをガントチャートで見える化して、進捗・遅延・担当者別の負荷を一覧で管理できるアプリを作りました。
この記事を読み終えると、このアプリがPlannerの「全体が見えない」問題をどう解決するかがひととおり分かります。
結論から言うと、ガント表示・ダッシュボード・異常検知の3つで「見つけて、すぐ対処する」までを一気にやれるアプリ、という具合です。
追加課金が必要なPower Apps プレミアムライセンスは要りません。
ここは大事なところなので、あとで「ライセンスは必要？」の見出しでもう一度ふれますね。
おしながき
こんなものを作りました
今回作成したのはPlannerというすでに使っているツールにそのまま乗せるガントチャートアプリです。
新しいデータ基盤を導入したり、タスクをどこかへ移し替えたりする必要はありません。
もともとPlannerと連動したガントチャート自体は、ブログでも作り方を紹介してきました。（PowerApps│Plannerと連動したガントチャートの作成方法）
そこに「管理職が毎日見て、その場で手を打てる」ためのダッシュボードや異常検知を足して、製品としてまとめたのがこのアプリ、という位置づけです。
形態は Power Apps のキャンバスアプリで、zipパッケージでお渡しします。
購入者の方が、自分の環境にインポートして使う形ですね。
ガントチャートで全タスクを時間軸に並べる
まずは中心になる、ガントチャート表示です。
プラン単位で、すべてのタスクを時間軸の上にバーで並べます。
従前は月単位での表示に留めていましたが、わたしのスキルも磨かれてきたので可変できるようにしました。
表示期間は今月・30日・90日に切り替えられますし、スライダーコントロールで最長180日まで期間を動かせます。
土日のグレー帯と、今日を示す縦ラインも入れているので、「あと何日でこれが期限か」が直感的に分かります。
タスク名は全角30文字まで対応しており、文字数に応じてフォントサイズを変更させました。
その結果、長めの日本語タスク名でも最後まで読めます。
ちなみにバーの描画はSVGで組んでいて、ここはブログのグラフ系記事の延長線上にあります。（PowerApps│SVGとギャラリーで折れ線グラフを作る方法）
ダッシュボードで「誰が遅れているか」を一目で
次に管理職向けのダッシュボードです。
担当者別・バケット別の進捗と、期限超過の一覧をまとめて表示します。
担当者ごとに「遅延（もう遅れている）」と「間近（直近7日に期限が来る）」を色分けしているので、負荷の偏りがそのまま見えます。
「Aさんに仕事が寄りすぎてないか」「期限超過がどこのバケットで起きているか」を、毎朝ここを見るだけで把握できる、という寸法です。
異常を自動でピックアップして、その場で対処
個人的に一番気に入っているのが、この異常検知です。
開始日や期限が無い／開始日と期限が逆転している／未アサイン／遅延／期限間近なのに未着手、といった「気をつけたいタスク」を自動でピックアップします。
しかも検出した一覧から、Planner Web の該当タスクへリンクで飛んで、その場で直せます。
「問題を見つける」と「対処する」が分断されないのが、地味にうれしいところなんですよね。
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バーをタップしてそのまま操作・配布・予定化
ガントのバーは、見るだけではありません。
バーをタップすると、そのタスクを更新したり、タスクのコピーを別のメンバーへ配布したり、自分のOutlookの予定として送ったりできます。
おなじタスクを人数分作成するのは骨が折れるので痒い所に手が届く機能ですね。
「この遅れてるタスク、自分の今日の予定に入れて片付けよう」みたいな動きも、画面を切り替えずに完結します。
ちなみに、こうした範囲やバーをドラッグで扱う仕組みは、過去に試行錯誤した記録があります（スケジュールなどの範囲をドラッグで選択できるようにした話）。
Excelや Copilot 用の書き出しもできます
報告まわりのために、いくつか書き出しの機能も入れています。
ひとつめはタスクの状況をExcelにコピペできる形に整形し、そのまま貼り付ける機能です。
スナップショットとして保存するもよし、Power BIの入力にするもよしと使い方は無限大です。
ふたつめはCopilotに投げるためのプロンプト＋マークダウンに整形したタスクを書き出す機能です。
アプリを起動したままCopilotにコピペでき、高度な分析を行うことができます。
最後は毎週時間を要する週次レポート機能です。
手元のガントの状態を、そのまま報告や要約のたたき台に回せる、という具合ですね。
Teamsに投稿したり、週報に載せたりとあると便利ですよ。
つまずかないための「？」ヘルプを内蔵
多機能なアプリは、最初の「どこを触ればいいの」でつまずきがちですよね。
そこで、アプリ内に「？」のヘルプを内蔵しました。
スクショの画像にSVGで作成した注釈をオーバーレイで重ねて、「ここは何のボタンか」を案内してくれます。
管理職本人だけでなく、チームのメンバーに配ったときにも、説明の手間が減らせます。
見えない努力も盛り込んでいます
今回、モダンコントロールの追加やわたしのスキル向上により大掛かりな改修を行いました。
その結果、コネクタ（API）のコール回数を大幅に削減することに成功しました。
従前の1/4くらいですね。
また、テキスト関係は極力コントロールを使わずSVGに落とし込みました。
その結果、動作環境は驚異的な軽さになりました。
ぜひ、触って体感いただきたいです。
Power Apps のプレミアムライセンスは必要？
結論から言うと、必要ありません。
このアプリは標準コネクタだけで動くように作っています。
Microsoft 365 Business Standard 以上があれば、追加課金なしで使えます。
Power Apps のアプリというと「あとからプレミアムの請求が来るのでは」と身構えられがちなので、ここは正直に推しておきたいポイントです。
使っているPlannerコネクタも標準コネクタの範囲です。
コネクタの接続そのものに不安がある方は、つなぎ方をまとめた記事も用意してあります。（PowerApps│Power Platformコネクタのつなぎ方）
完成品だけど、コードは編集自由
このアプリは完成済みのキャンバスアプリですが、コードは編集自由です。
「うちの運用だとこの色分けを変えたい」「この項目を足したい」といった調整を、自社向けに自由にかけられます。
そのまま使うもよし、自分の勉強がてら中身を改造するもよし、です。
あわせて、設定マニュアル（PDF）も同梱しています。
インポートからコネクタ接続、グループIDの設定、動作テストまで、手順を全部書き起こしてあります。
このグループIDの設定というのは、対象のプランがMicrosoft 365グループに紐づいている場合に、App.OnStartプロパティで一度だけおこなう設定のことです。
イメージとしては、こんな感じで自分の環境の値を1か所だけ書き換えるだけです。
// 対象プランが紐づく Microsoft 365 グループの ID を設定する
// この1行だけ、導入時に自分の環境の値へ書き換える
Set(glbPlanGroupId, "ここにグループ ID を貼り付け")具体的なグループIDの調べ方・コピペ機能もアプリに搭載しています。
コードの変更方法も具体例を交えて設定マニュアルに載せてありますのでご安心を。
使うときの前提と、正直に書いておきたいこと
気持ちよく使ってもらうために、前提と制約も正直に書いておきますね。
・利用者が、対象プランの属する Microsoft 365 グループのメンバーであること。
・対象プランが Microsoft 365 グループに紐づく場合は、App.OnStart でのグループ ID 設定が必要です（マニュアルに手順あり）。
・Planner コネクタの取得上限の都合で、表示できるのは最新 400 件までのタスクです。
・Power Apps の基本操作（インポート・コネクタ接続）ができる方向けです。完全ノンコードで即完成、ではありません。
それから、このアプリは現在ベータ版・先行販売です。
別テナントでの長期運用実績はまだこれから、という段階なので、その分お値段は抑えめにしています。
まとめ
今回は、Plannerのタスクをガントチャートで見える化する、管理職向けのアプリを紹介しました。
ポイントは3つでした。
- ガント表示・ダッシュボード・異常検知で「見つけて、すぐ対処」までを一気にやれる
- 標準コネクタだけで動くので、Power Apps のプレミアムライセンスは不要
- 完成品だけどコードは編集自由、設定マニュアル（PDF）も同梱
Plannerの「全体が見えない」にモヤッとしている管理職の方は、まず販売ページをのぞいてみてください。
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「製品じゃなくて、自分で一から作ってみたい」という方は、土台になるガントの作り方記事もどうぞ。
内容は古いですが、考え方はさほど変わっていません。
それでは、また次の記事でお会いしましょう。
・利用者が、対象プランの属する Microsoft 365 グループのメンバーであること。
・Power Apps の基本操作（アプリのインポート、コネクタの接続）ができること。