こんにちは、あんこ先生です。
Dataverse for Teamsってご存じですか？
限られた範囲ですが、このテーブルはリストよりも高度なデータソースとして利用できます。
委任問題や5000件問題の解決にも繋がるすぐれものです。
ただ、作り方や使い方が特殊なので利用できていない人も多いと思います。
そこで、今回は「Dataverse for Teamsってなに？」、「どうやって設定するの？」といった方を対象に数回に分けてDataverse for Teamsを紹介します。
初回は環境の構築とテーブルの新規作成について解説します。
この記事を読めば、Dataverse for Teamsのテーブルが使えるようになります。
Contents
Dataverse for Teamsとは
Dataverse for Teamsは、Teams用組み込み型の環境を指しています。
本家Dataverseの機能縮小版で、Teams内でのみ利用できます。
その機能のひとつとして、リレーショナルデータベースがあります。
このテーブルのことをDataverse for Teamsだと思っていましたが違っていたようです。
Dataverse for Teamsという環境の中に、テーブルというデータベースがあるわけです。
SharePointとリストのような関係ですね。
このテーブルはPowerVirtualAgents、PowerAutomateでも使用できます。
もちろんTeams用のPowerAppsでも利用できますよ。
Dataverse for Teamsの特徴
Dataverse for Teamsは、チーム内で利用することを想定しています。
そのため、ブラウザ版PowerAppsからは利用はもちろん、参照もできません。
Dataverse for Teamsは、チームごとにひとつだけ環境が構築されます。
テーブルは容量が許す限り作成できるので安心してください。
基本、利用はチームメンバーに限られます。
招待することで他チームメンバーやテナント外の顧客もアクセスできるようになります。
その際、テーブルごとにユーザーグループとアクセス権限を付与することでセキュリティを高めることができます。
テーブルの特徴
テーブルをPowerAppsのデータソースとして指定した場合、リストと比べ次のような特徴があります。
委任できる関数が多い
Dataverse for Teamsは委任できる関数が圧倒的に多いです。
Search関数やSum関数など委任警告が表示されず正常に動作します。
データ型の種類が多い
リストの15種類と比べ、23種類と多岐にわたります。
整数を選ぶと小数点を以下を書き込めないといった制約も出てきます。
データ型を細かく使い分けるかどうか、よく検討してください。
実質扱える行数が多い
カタログ上の上限はリストの方が多いですが、いわゆる5000件問題があります。
Dataverse for Teamsはその制限がありません。
データ移動方法が豊富
リストは、直接入力かExcelから作成するしかありません。（PowerAutomate経由は除く）
Dataverse for Teamsは、PowerQueryを経由してSPOやAPIなど多岐に渡る移行ができます。
PowerQueryの使い方を習得しないと、手軽にインポートできないといった側面もあります。
アクセス権限の設定が容易
Dataverse for Teamsは、テーブル単位にアクセス権限を付与することができます。
チームメンバーはマスター情報を格納したテーブルの参照のみといった設定が行えます。
環境の作成方法
それでは実際にDataverse for Teamsの環境を作成してみましょう。
下図の通り、ブラウザ版PowerAppsポータルからでは環境の作成は行えません。
こちらに表示されているのは本家のDataverseです。
Dataverse for Teamsは、TeamsのPowerAppsアプリから作成しますので覚えておいてください。
環境作成手順
Teamsのメニュー下段にある三点リーダからPowerAppsを選びます。
ホーム画面が表示されたら、今すぐ始めるを押します。
次にアプリを作成するチームを選びます。
選択したチームで初めてアプリを作成した場合、環境も自動で作成されます。
また、環境の作成に成功すると、その旨通知されます。
あとはアプリ名を入力し、起動したPowerAppsを閉じます。
この方法以外では、はじめてサンプルアプリを追加した場合も同様に環境が作成されます。
テーブルの作成手順
次にデータを保存するためのテーブルを作成します。
テーブルは新規で１から作る方法と、SPOリストなどからインポートする方法があります。
今回は１から枠を作って、後からレコードをインポートする手順を解説していきます。
テーブルの枠を作成する
上部メニューのビルドを押すとそのチームにあるアイテムが表示されます。
はじめは先ほど名付けしたアプリのみ表示されていると思います。
その下にあるすべて表示を押して次の画面に進みます。
すると上部メニューが切り替わるので、新規→テーブルを選択します。
これで次のような新しいテーブルを作成する画面に進めます。
ここでは表示名を入力すれば複数形の名前とスキーマ名は自動で転記されます。
ただし、スキーマ名は英数字しか扱えないため、日本語で入力した部分は未入力となります。
極力英数字で命名するようにしましょう。
プライマリ列はいったん放置して保存します。
これでテーブルの枠は完成です。
PowerAppsの数式で指定するときは複数形の名前を使用するよ！
プライマリ列の設定
次にプライマリ列の設定を行います。
初期値は入力必須のテキスト型になっています。
これを自動付番のオートナンバー型に変更します。
変更する必要がなければ読み飛ばしてください。
カスタマイズの中にある列を押すと列の一覧が表示されます。
最初からたくさんありますね。
その中からプライマリ名の列を探します。初期値はNameです。
見つけたらその横の三点リーダーから列の編集を選びます。
すると詳細画面が表示されるので、データの種類をオートナンバーに変えて保存します。
必須は日本語表記がおかしいですが、入力を推奨・必須・任意から選べます。
この列は主キーになるので必須のままで構いません。
ちなみに、高度なオプションで頭にAをつけるといった自動付番のルールを変更することもできます。
保存を押したら前の画面に戻ります。
列の一覧でデータの種類が変更されていることを確認してください。
（ついでに表示名も変えてます）
オートナンバーという名称ですが文字列なので扱いに注意してください。
列の追加
次に列を追加していきます。
色々な場所で追加できますが、列の画面を開いているのでそのまま作業を続けます。
画面上部に新しい列とあるのでそれを押します。
表示名を入力し、データの種類などを選び保存します。
表示名はプライマリ列と同様、スキーマ名の問題があるため英数字を使うのがオススメです。
画像のとおり、データの種類も豊富ですよね。
高度な設定を展開するとさらに細かい設定が行えますよ。
列の作成が終わったら、一度メニュー左のテーブル名から編集画面に戻ります。
プライマリ列しか表示されていないため、その他のx件を押して表示させたい列を選びます。
下図のように表示できていれば完成です。
データの入力
次に作成したテーブルにデータを入力していきます。
データを追加するからデータ入力画面に移動します。
この辺の操作感はリストと同じなので説明は割愛しますね。
データのインポート
元データがある場合、手入力はナンセンスです。
そんなときはインポートしましょう。
テーブルの編集画面で上部メニューからインポートを押します。
データソース種類の一覧が表示されます。
今回はリストからインポートしてみます。
最初にSharePointサイトのURLを入力します。
何を入れたらいいかわからなければ、サイトコンテンツを開いて_layoutsの前までをコピペしましょう。
https://anko7793.sharepoint.com/sites/allcompany/_layouts/15/viewlsts.aspx?view=14データ接続時にサインインの要求があります。
その後はお目当てのリストを選んでPowerQueryで成形します。
基本、不要な列を削除して、データ型を変換するくらいです。
データ型は読み込ませるテーブルの列と合わせておいてください。
成形が終わると読み込みの設定、宛先テーブルを選択します。
宛先テーブルはスキーマ名で表示されるため、頭に何かついてます。（検索機能欲しいなぁ）
あとは列マッピングでどの列の値を反映させるか選びます。
完了する際、じつは選択肢がふたつあって、即時の方を選ばないとなかなか反映しません。
これに気づかずもう一度インポートしないように注意してください。
次のようにデータが表示されていれば成功です。
Dataverse for Teamsでテーブルを新規作成する方法のまとめ
今回はDataverse for Teamsを使ってテーブルの新規作成手順を紹介しました。
リストに慣れていると結構手間どりますよね。
Dataverse for Teamsはちょくちょく通知なく画面を閉じたり、前の画面に戻ったりすることがあります。（弊社環境だけ？）
困難が多いですが、享受できるメリットも負けないくらい多いので根気強く作業を進めてみてください。
次回はアクセス権限について紹介する予定です。公開までいましばらくお待ちください。
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Dateverse は データヴァースって読むみたいです。